Seit einigen Jahren verschärft der Gesetzgeber die Anforderungen an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Eine weitere Verschärfung dieser Vorschriften ergibt sich seit 2017 für die Steuerpflichtigen mit Bareinnahmen, die durch die Einführung der TSE im März 2021 ihren vorläufigen Abschluss gefunden hat.
Durch diese Verschärfungen ergeben sich zunehmend Angriffspunkte durch die Betriebsprüfung durch formelle Fehler wegen evtl. Nichteinhaltung dieser GoBD-Grundsätze. Insbesondere sind Verfahrensdokumentationen bei Betriebsprüfungen und Nachschauen vorlagepflichtig, was bedeutet, dass Sie diese eigentlich jederzeit bereithalten müssen.

Letztendlich sieht die Pflicht zur Bereithaltung von Verfahrensdokumentationen schlimmer aus als sie ist, da es sich letztendlich um interne Checklisten und Anweisungen handelt, die ohnehin für den Vertretungsfall vorliegen sollten bzw. jedem neuen Mitarbeiter bei Einstellung „in die Hand gedrückt werden“ sollten. In Einzelfällen werden die Verfahrensdokumentationen auf eine DINA-4 Seite Platz finden.

Um Ihnen die Sache etwas zu erleichtern, haben wir Ihnen diverse Muster als Download bereitgestellt: zu den Downloads

  1. Verfahrensdokumentation nach GoBD vom DWS-Verlag für Mandanten mit Barumsätzen
  2. Musterverfahrensdokumentation Kasse im Wordformat
  3. Musterverfahrensdokumentation Kasse Beiblatt TSE

zu den Downloads

Zur Kasse sei noch angemerkt, dass eine Kassennachschau durch die Finanzverwaltung ohne Vorankündigung erfolgen kann und auch demnächst wegen der TSE-Pflicht in einigen Fällen wohl stattfinden wird. Deshalb sehen wir dringenden Handlungsbedarf, wenn Sie Barumsätze haben.

Ferner gibt es noch Muster-Verfahrensdokumentationen für das ersetzende Scannen – also wenn Sie die Belege nach dem Scannen vernichten wollen. In diesem Fall sprechen Sie uns bitte an. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Wenn Sie eine digitalisierte Finanzbuchführung haben möchten stehen wir auch gerne zu Ihrer Verfügung.

Infos unter: www.ja-steuerberater.de/digitalerevolution/ .

Grundsätzlich können wir Ihnen bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation auch eingeschränkt behilflich sein. Eingeschränkt deswegen, da wir Ihre internen Abläufe und EDV-Programme nicht kennen und wir uns diese Begebenheiten bei Ihnen vor Ort ansehen müssten. Letztendlich können wir aber gerne die von Ihnen erstellte Verfahrensdokumentation kurz plausibilisieren.